ถึงแม้ว่าในปัจจุบันเทคโนโลยีได้มีการพัฒนาไปมากแล้วจากเดิมที่เคยส่งซองจดหมายก็เปลี่ยนมาใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เราเรียกกันว่าอีเมลล์แทน แต่อย่างไรก็ตามการส่งจดหมายในรูปของซองเอกสารก็ยังคงจำเป็นต้องใช้เหมือนกัน ดังนั้นบทความนี้ก็จะพูดถึงการพิมพ์ซองจดหมาย การพิมพ์ชื่อที่อยู่ผู้ส่ง ผู้รับ และการตั้งค่าต่างๆ ซึ่งในโปรแกรม Microsoft Word จะมีแท็บเครื่องมือที่เราใช้ในการพิมพ์ซองจดหมาย โดยจะมีการปรับตำแหน่งในการพิมพ์ชื่อ ที่อยู่ ผู้รับและผู้ส่งได้ ซึ่งจะมีขั้นตอนการพิมพ์ดังนี้
- เราจะเริ่มจาการเปิดโปรแกรม Word ขึ้นมาแล้วเลือกแท็บ Mailings > แล้วเลือก Envelopes จากนั้นจะมีหน้าต่างเด้งขึ้นมา ให้เราใส่ชื่อที่อยู่ของผู้รับในช่อง Delivery Address และผู้ส่ง ในช่อง Return Address
- เมื่อเสร็จแล้วเราก็จะมาตั้งขนาดซองจดหมาย โดยไปคลิกที่ Options… > แล้วเลือกแท็บ Envelope options แล้วก็เลือกขนาดซองจดหมายตามที่เราเตรียมไว้ ในส่วนของ Front จะเป็นการกำหนดตัวหนังสือที่เราจะพิมพ์ลงซองของผู้ส่งและผู้รับ
- และในแท็บ Printing Options เป็นแท็บที่ให้เราเลือกรูปแบบการใส่ซองจดหมายในเครื่องปริ้นของเรา เมื่อเลือกเสร็จแล้วก็กด OK
- ถ้าเป็นพิมพ์ซองจดหมายครั้งแรกเมื่อเรากดเลือกที่ Print หรือ Ad to Document แล้วจะมีหน้าต่างแจ้งเตือนเด้งขึ้นมา ว่าจะเพิ่มชื่อที่อยู่ผู้ส่งนี้เป็นค่าเริ่มต้นในการ สร้างซองจดหมายหรือไม่ หากต้องการให้คลิกที่ Yes และไม่ต้องการให้คลิกที่ No
- เมื่อเราคลิกเลือกเรียบร้อยแล้ว ก็จะแสดงหน้าซองจดหมายให้เรา ซึ่งเราสามารถแก้ไขที่อยู่ และแก้ไขตัวอักษรได้ตามต้องการ เพียงแค่นี้เราก็สามารถพิมพ์ซองจดหมายได้แล้วจ้า
