หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับจากภายนอก ซึ่งเมื่อได้รับแล้วเจ้าหน้าที่สารบรรณของแต่ละหน่วยงานจะต้องปฏิบัติดังนี้
๑. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อกลับส่วนราชการที่ออกเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานเพื่อจะดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป
๒. ประทับตราหนังสือที่มุมบนขวาโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามที่รับในทะเบียน
๒.๒ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ
๒.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
๓. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๓.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
๓.๒ ทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับ เรียงลำดับติดต่อกันตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
๓.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
๓.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปี ของหนังสือที่รับเข้ามา
๓.๕ จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ไม่มีตำแหน่ง
๓.๖ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ไม่มีตำแหน่ง
๓.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๓.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติของหนังสือฉบับนั้น
๓.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๔. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย
