หนังสือราชการ คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในราชการ
- หนังสือที่ไปมาระหว่างส่วนราชการ
- หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือเป็นหนังสือที่ส่วนราชการส่งไปถึงบุคลภายนอก
- หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือเป็นบุคลคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทางราชการและทางราชการเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
- เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสือราชการแบ่งเป็น 6 ชนิด ดังนี้
1. หนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการแบบเป็นพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้สำหรับการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้น ไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
การใช้หนังสือประทับตรา ให้ใช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
4. หนังสือสั่งการ ใช้กระดาษตราครุฑ โดยหนังสือประเภทนี้จะแบ่งออกเป็น 3 ชนิดดังนี้
- คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ โดยชอบด้วยกฎหมาย
- ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้เพื่อเป็นหลักฐานปฏิบัตงาน
- ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจกำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจตามกฏหมายที่บัญญัติไว้ให้กระทำได้
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ใช้กระดาษตราครุฑ โดยหนังสือประเภทนี้จะแบ่งออกเป็น 3 ชนิดดังนี้
- ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ
- แถลงการณ์ คือ บรรกาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีอื่นใด ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน
- ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เป็นหนังสือที่ทางราชการจัดทำขึ้น นอกเหนือจากหนังสือที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว และเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานทางราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น