หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ ดังนี้
1. จัดลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อดำเนินการก่อนหลังและให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานและดำเนินการต่อไป
2. การประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ กรอกรายละเอียดดังนี้
- เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามที่รับในทะเบียน
- วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ
- เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ กรอกรายละเอียดดังนี้
- ทะเบียนหนังสือรับ วันที่เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน
- ทะเบียนรับ ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
- ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
- ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือที่รับเข้ามา
- จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่ตําแหน่ง
- ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
- เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
- การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
- หมายเหตุให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนแล้ว ส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ โดยให้ลงชื่อ หน่วยงานที่รับหนังสือในช่องการปฏิบัติถ้ามีชื่อบุคคล หรือตําแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงชื่อ หรือตําแหน่งไว้ด้วย การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการจะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือ หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อรับและวัน เดือน ปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียน รับหนังสือก็ได้ ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดําเนินเรื่องใดหน่วยงานนั้นเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้วให้ลงทะเบียนว่าได้ส่งออกไปโดยหนังสือที่เท่าใด วัน เดือน ปีใด
