วิธีไฮไลท์ข้อมูลใน Excel กำหนดสีให้กับค่าที่มากกว่า หรือน้อยกว่า

วิธีไฮไลท์ข้อมูลใน Excel สามารถกำหนดได้หลากหลาย เช่นการไฮไลท์ค่าข้อมูล, ข้อความ, วันที่ หรือตามเงื่อนไขอื่นๆ ซึ่งการกำหนดหรือไฮไลท์ข้อมูลต่าง ๆ ใน Excel เราจะใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า >>> Conditional Formatting (การกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข)

เงื่อนไขพื้นฐานในการไฮไลท์ข้อมูลใน Excel มีดังนี้

เลือกแท็บเมนู Home > Styles > Conditional Formatting

Highlight Cell Rules เป็นการไฮไลท์สีในช่อง Cell ตามเงื่อนไขที่เรากำหนด อย่างเช่น ไฮไลท์สีใน Cell ที่มีมากกว่า, น้อยกว่า,ค่าซ้ำ เป็นต้น

โดย Highlight Cell Rules ใน Excel จะแบ่งเป็นประเภทต่าง ๆ ดังนี้

• Greater Than… (มากกว่า)
• Less Than… (น้อยกว่า)
• Between… (ระหว่าง)
• Equal To… (เท่ากับ)
• Text That Contains… (ข้อความที่มี…)
• A Date Occurring… (วันที่)
• Duplicate/Unique Values (ค่าที่ซ้ำกัน/ไม่ซ้ำกัน)

ตัวอย่างวิธีใช้ Highlight Cell Rules ใน Excel โดยใช้ค่า Greater Than… (มากกว่า)

1. เลือกช่วง Cell ที่ต้องการจะไฮไลท์ข้อมูล
2. เลือก Conditional Formatting > เลือก Highlight Cell Rules > เลือก Greater Than…

3. กำหนดค่าว่าเราจะไฮไลท์ข้อมูลที่มีค่ามากกว่าเท่าไหร่ จากตัวอย่างจะหาว่าผู้มียอดขายมากกว่า 70,000 ให้ ไฮไลท์สีแดงตัวหนังสือสีแดงเข้า เสร็จก็เลือก OK

จะได้ผลลัพธ์ดังนี้

Top/Bottom Rules เป็นเงื่อนไขที่ไฮไลท์ 10 Top แรกของข้อมูลในช่วงเซลนั้ันๆ โดยจะมีเงื่อนไขต่าง ๆ ดังภาพด้านล่าง

ตัวอย่างนี้จะ ไฮไลท์หรือเน้น Top 10 Items…

1. เลือกช่วง Cell ที่ต้องการไฮไลท์

2. เลือก Conditional Formatting > เลือก Top/Bottom Rules > เลือก Top 10 Items…

3. จะมีแท็บแสดงขึ้นมาโดยค่าเริ่มต้นจะเป็น 10 แล้วก็กำหนดว่าจะให้ไฮไลท์สีอะไร ใน Top 10 แรก ในตัวอย่างจะเป็นไฮไลท์สีแดง ตัวหนังสือสีแดงเข้ม เสร็จแล้วก็กด OK

4. จะได้ผลลัพธ์ดังรูปภาพด้านล่าง

5. เมื่อ Sort ข้อมูลจากมากไปน้อยก็จะได้ 10 Top แรกดังนี้

Data Bar เป็นกราฟแท่งที่แสดงให้เห็นข้อมูลว่ามากหรือน้อย

วิธีใช้ Data Bar ใน Excel

1. เลือกช่วงของข้อมูล
2. เลือก Conditional Formatting > เลือก Data Bars > เลือกรูปแบบที่ต้องการ

3. เมื่อเราเลือกรูปแบบเสร็จแล้วก็จะได้ผลลัพธ์ดังนี้

Color Scales เป็นการใส่สีของ Cell ตามค่ามากน้อยมาเปรียบเทียบกับช่วง Cell เดียวกัน

วิธีใช้ Color Scales ใน Excel

1. เลือกช่วงเซลที่ต้องการจะใช้ Color Scales
2. เลือก Conditional Formatting > Color Scales > เลือกรูปแบบสีตามต้องการ

จากผลลัพธ์ของข้อมูลจะเห็นว่าสีเขียวเข้มคือค่าเยอะสุด และจะค่อยๆเฉดสีอ่อนลงไปเรื่อยๆ ตามค่าที่ลดต่ำลง ส่วนสีแดงเข้มจะเป็นค่าต่ำสุด ส่วนสีแดงจะค่อยๆ ไล่ระดับเฉดสีอ่อนลงมาตามค่าที่ค่อยๆเพิ่มสูงขึ้น

Icon Sets เป็นการใส่ไอคอนสัญลักษณ์ตามค่าของข้อมูล

วิธีใช้ Icon Sets ใน Excel

1. เลือกช่วงเซลที่ต้องการจะใช้ Icon Sets
2. เลือก Conditional Formatting > Icon Sets> เลือกรูปแบบตามต้องการ