วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel นั้นสามารถทำได้ง่ายมาก เพราะ Excel มีฟังก์ชันการทำงานด้านการเช็คเงื่อนไขที่เราสามารถนำมาใช้ประยุกต์เขียนสูตรในการตัดเกรดนักเรียนได้เป็นอย่างดี
หลาย ๆ ท่านคงจะรู้จักฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Microsoft Excel กันแล้ว ซึ่งฟังก์ชันนี้มีสำหรับเขียนสูตรคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์ตามเงื่อนไขที่กำหนด บทความนี้จะมาแนะนำการเขียนสูตรเพื่อตัดเกรดนักเรียนโดยใช้ฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Mocrosoft Excel
วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel
เงื่อนไขที่จะใช้ในการตัดเกรดนักเรียนเป็นดังนี้
- คะแนนตั้งแต่ 80 ขึ้นไปเกรด 4
- คะแนนตั้งแต่ 75-79 เกรด 3.5
- คะแนนตั้งแต่ 70-74 เกรด 3
- คะแนนตั้งแต่ 65-69 เกรด 2.5
- คะแนนตั้งแต่ 60-64 เกรด 2
- คะแนนตั้งแต่ 55-59 เกรด 1.5
- คะแนนตั้งแต่ 50-54 เกรด 1
- คะแนนต่ำกว่า 50 เกรด 0
เตรียมรายชื่อนักเรียนและคะแนนในตารางของโปรแกรม Microsoft Excel เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังภาพด้านล่าง
เรามีรายชื่อและคะแนนของนักเรียนในตารางเป็นที่เรียบร้อย จะเห็นได้ว่าในตาราง คะแนนขอนนักเรียนจะอยู่ที่คอลัมน์ C ดังนั้น เมื่อเราจะเขียนสูตรเพื่อตัดเกรด เราต้องอ้างข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์ C ตัวอย่างเช่น จะตัดเกรดของนักเรียนคนที่ 1 ซึ่งคะแนนของนักเรียนคนนี้อยู่ที่คอลัมน์ C ในแถวที่ 2 ดังนั้น เมื่อเขียนสูตรเราต้องอ้างอิงคะแนนที่เซลล์ C2 และต้องเขียนสูตรที่เซลล์ D2 เพื่อต้องการให้เกรดแสดงอยู่ที่หลังเซลล์คะแนน
จากภาพตัวอย่าง เราจะต้องเขียนสูตรที่เซลล์ D2 ดังภาพ
ดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตรแล้วพิมพ์สูตรลงไปได้เลย แล้วกดปุ่ม Enter หรือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตร แล้วพิมพ์สูตรที่แถบสูตรคำนวณ (Formula Bar) แล้วกดปุ่ม Enter ก็ได้เช่นกัน โดยให้พิมพ์สูตรสำหรับตัดเกรดนักเรียนดังนี้
สูตรสำหรับการตัดเกรดใน Excel
=IF(C2>=80,"4",IF(C2>=75,"3.5",IF(C2>=70,"3",IF(C2>=65,"2.5",IF(C2>=60,"2",IF(C2>=55,"1.5",IF(C2>=50,"1",IF(C2<50,"0"))))))))
การคัดลอกสูตร
สำหรับการคัดลอกสูตรนั้น ให้คลิกที่เซลล์ที่เราได้ใส่สูตรไปแล้วก่อนหน้านี้ แล้วเอาเมาส์ไปชี้ที่มุมล่างขวาของเซลล์ดังกล่าว จนเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเครื่องหลายบวก 
หลังจากนั้นคลิกและลากเมาส์ลงไปด้านล่างจนถึงเซลล์สุดท้ายที่ต้องการวางสูตร ดังภาพด้านล่าง
เพียงแค่นี้สูตรก็จะถูกคัดลอกไปยังทุก ๆ เซลล์ที่เราต้องการ โดยที่ Excel จะทำการเปลี่ยนลำดับแถวสำหรับอ้างอิงคะแนนให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น เซลล์แรกอ้างอิง C2 (คอลัมน์ C แถวที่ 2) เซลล์ต่อไปก็จะเป็น C3, C4 ไปเรื่อย ๆ และเราก็จะได้เกรดของนักเรียนที่คำนวณเรียบร้อยตามคะแนนของนักเรียนคนนั้น ๆ ดังภาพ
เปลี่ยนเกรดที่เป็นตัวเลขให้เป็นอักษรภาษาอังกฤษ
- คะแนนตั้งแต่ 80 ขึ้นไป เกรด A
- คะแนนตั้งแต่ 75-79 เกรด B+
- คะแนนตั้งแต่ 70-74 เกรด B
- คะแนนตั้งแต่ 65-69 เกรด C+
- คะแนนตั้งแต่ 60-64 เกรด C
- คะแนนตั้งแต่ 55-59 เกรด D+
- คะแนนตั้งแต่ 50-54 เกรด D
- คะแนนต่ำกว่า 50 เกรด F
สามารถทำได้โดยการแก้ไขสูตรดังนี้
=IF(C2>=80,"A",IF(C2>=75,"B+",IF(C2>=70,"B",IF(C2>=65,"C+",IF(C2>=60,"C",IF(C2>=55,"D+",IF(C2>=50,"D",IF(C2<50,"F"))))))))
